Migração Google for Education - FAQs
INFORMAÇÃO RELEVANTE
Conforme decidido e noticiado pela Google, a empresa optou por promover uma mudança de sua política para armazenamento de dados em sua plataforma, restringindo o espaço de armazenamento máximo permitido e compartilhado por todos os usuários, em 100TB, que a empresa julga como suficiente para as necessidades das instituições. Desde o momento do anúncio, o IFSP está em contato com a empresa e informado sobre a realidade dos alunos do IFSP, sua missão institucional e a situação geral, tanto orçamentária quanto em relação a infraestrutura do instituto, inclusive com seu número de alunos.
Ao longo dos últimos meses, a Google avança na implantação de sua nova política, disponibilizando em maio ferramentas de controle do espaço de armazenamento e, diante do limite e o cenário indicado, o IFSP elaborou uma política de uso própria em relação a plataforma, visando a continuidade dos serviços críticos a instituição, em especial o e-mail para servidores e alunos e o espaço de armazenamento dos Drives Compartilhados no Google Drive.
Assim, foi publicada e aprovada pelo Comitê de Governança Digital a Instrução Normativa n° 10/2022, de 29 de agosto de 2022, indicando quais ferramentas Google estarão disponíveis para os membros da comunidade interna do IFSP, as permissões de acesso e demais situações que envolvam a plataforma.
Os elementos mais importantes desta política em relação aos usuários finais são:
- Conforme orientações da empresa em relação ao armazenamento disponível para a instituição, NÃO HÁ previsão de espaço individual para usuários, sejam servidores ou alunos. O espaço reservado à instituição será destinado apenas a manutenção do e-mail dos alunos e servidores (não havendo cota individual nesse sentido, para sua plena utilização) e para os espaços de armazenamento compartilhados no Google Drive (ex: Drive Compartilhado dos setores).
- Considerando as características técnicas da plataforma, o espaço individual de trabalho deverá ser considerado transitório, de forma que documentos e arquivos podem ser criados no espaço individual, mas devem ser movidos para o espaço de armazenamento compartilhado no Google Drive, (dessa forma, o espaço individual não deverá ter arquivos armazenados de maneira permanente ou por períodos superiores a 1 mês).
- Os usuários devem migrar seus conteúdos de interesse pessoal constantes em espaço individual no Google Drive para outros destinos (como o Microsoft One Drive, ainda disponível para a instituição) ou outras ferramentas que julguem adequadas até 02/10/2022 (dois de outubro de 2022). Após esse prazo, os dados serão excluídos, iniciando as atividades pelas contas com maior utilização de armazenamento individual, conforme relatórios emitidos pelas ferramentas de gestão de espaço de armazenamento da própria Google.
- O conteúdo do drive individual que seja de interesse institucional deve ser movido para o Drive Compartilhado do setor, cuja criação pode ser solicitada às CTIs dos campus pela chefia do setor, que encaminhará o pedido por e-mail enviado ao Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. , conforme orientação constante na Política interna de Uso da Plataforma
Aguardamos atualizações da google a respeito de caminhos alternativos a situação imposta, de maneira a expandir a capacidade de armazenamento destinada ao IFSP, e manteremos a comunidade atualizada conforme recebemos atualizações por parte da empresa.
Este conjunto de dúvidas comuns foi atualizado também para a aderência às novas políticas da empresa em relação a disponibilização das plataformas.
Instrução Normativa n° 10/2022, de 29 de agosto de 2022.
Plataforma Google Workspace Education Fundamentals
1. Quando ocorrerá a migração do e-mail institucional para o serviço Google Workspace for Education?
A migração ocorrerá no final de semana dos dias 28 e 29 de agosto, período em que o acesso ao serviço estará indisponível para conclusão da migração. A partir do dia 30 de agosto o acesso ao serviço de e-mail institucional deverá ser feito pelo gmail.com, usando o seu e-mail (Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. ) e a senha do SUAP para acesso.
2. Por que o IFSP está migrando para o Google Workspace for Education?
Devido a fatores externos, os custos de manutenção de um data center local têm se tornado elevados. Atento a este fato, o Governo Federal elaborou recomendações sobre a adoção de serviços em nuvem pelos órgãos da administração pública federal. Observando essas instruções, foram realizados estudos sobre a migração para serviços em nuvem, e em Dez/2020 o Comitê de Governança de TI do IFSP, aprovou o uso da solução Google Workspace for Education.
3. Quais as ferramentas estarão ativadas na plataforma Google Workspace for Education?
As ferramentas ativas serão:
- Agenda
- Atividades
- Classroom
- Drive e Documentos
- Gmail
- Google Chat
- Google Keep
- Google Meet
- Grupos
- Jamboard
- Sincronização do Chrome
- Tarefas
Apesar das ferramentas estarem ativadas para uso na plataforma, apenas as seguintes ferramentas receberão suporte até que novas diretrizes a respeito das outras ferramentas sejam disponibilizadas:
- Google E-mail (GMail);
- Google Agenda;
- Google Groups;
- Google Drive;
- Google Meet;
4. Eu gostaria de usar uma ferramenta que não está nesta lista. Ela poderá ser disponibilizada no futuro?
Novas ferramentas dependerão de regulamentação interna para seu uso, com demanda encaminhada via Colégio de Dirigentes.
5. Como faço para ativar minha conta no Google Workspace for Education?
Para começar a utilizar os serviços da Google, é necessário realizar a atualização da senha via SUAP (trocar sua senha). Após a atualização, o sistema pode demorar até 30 minutos para sincronizar as senhas. Nos serviços Google, a autenticação será feita pelo e-mail institucional (Ex.:Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.
) e não pelo prontuário/SIAPE.
6. A alteração de senha no SUAP é feita de forma automática no Google?
O tempo para a sincronização da senha na plataforma do Google é de até 30 minutos.
7. Essa transição para a Google vai influenciar na velocidade de tráfego de dados?
Sim, este é um dos objetivos do projeto.
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8. Manteremos o mesmo endereço de e-mail institucional?
Sim, o endereço de e-mail permanecerá o mesmo.
9. Quais dados serão migrados?
Serão migradas as mensagens de e-mail posteriores a 01 de janeiro de 2021.
Todos os e-mails constantes no antigo servidor foram migrados para a plataforma google.
10. Como faço para migrar as mensagens anteriores a 2021?
A migração do conteúdo anterior a 2021 poderá ser feito pelo Backup das mensagens, através de um cliente de e-mail ou diretamente no Webmail, conforme manual disponibilizado pela DIR na pagina de Manuais.
Todos os e-mails constantes no antigo servidor foram migrados para a plataforma google.
11. As minhas mensagens foram migradas automaticamente, mas minhas pastas foram renomeadas. Isso é normal?
Sim. Devido a liberdade que cada usuário tem para adotar uma estrutura de pastas diferente, com mais ou menos subpastas, é possível que isso venha a acontecer durante a migração. Devido a maneira como o Gmail trabalha, as pastas do Zimbra foram transformadas em Marcadores. Observe os marcadores criados e personalize-os a seu critério.
12. As agendas pessoais serão migradas?
Não. Os eventos de agenda poderão ser migrados manualmente pelos usuários, conforme manual disponibilizado pela DIR na pagina de Manuais.
13. As tarefas pessoais do Webmail serão migradas?
Não. A aplicação Tarefas do Zimbra e Tarefas do Google não são compatíveis.
14. Os contatos de e-mail do Webmail serão migrados?
Não. Os contatos do Webmail deverão ser migrados manualmente pelos usuários, conforme manual disponibilizado pela DIR na pagina de Manuais.
15. Os grupos de e-mail serão migrados?
Sim. A partir da migração, além do acesso às mensagens pelo próprio e-mail, as mensagens novas poderão ser acessadas também via Google Groups.
16. Como fica a administração das listas e grupos de e-mail?
Os membros e proprietários de grupos de e-mail continuam sendo administrados através do SUAP. Os administradores de grupo deverão acessar a interface de gerenciamento do Google Groups para definição de políticas de uso específicas sobre publicidade do grupo, recebimento de mensagens, e outras configurações de acesso. Para mais detalhes, verifique o manual de Gerenciamento Google Groups
17. Pastas compartilhadas dentro do Webmail serão migradas?
Não. O compartilhamento de pastas funciona apenas para o Google Drive. Para compartilhamento de mensagens de e-mail (por um setor, por exemplo) deve ser usado o Google Groups.
18. Quando houver a transição, poderei manter meu e-mail particular pelo Gmail?
Sim. A migração do e-mail institucional (Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. ) não irá impactar nas contas de e-mail particulares (Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. ) hospedadas nos serviços Google.
19. E se eu preferir não importar emails antigos? Posso deixar de importar?
No primeiro momento será importado o conteúdo de 2021. No segundo momento será importado o conteúdo de 2015 a 2020. O conteúdo anterior a este período será armazenado em Backup.
Todos os e-mails constantes no antigo servidor foram migrados para a plataforma google.
20. Gostaria de saber sobre esse backup do Zimbra. É um backup de todas as mensagens de todos os campi ? São apenas as mensagens entre os e-mails do domínio?
O Backup do Zimbra se refere a todo o conteúdo da caixa de e-mail (mensagens, contatos e agenda).
21. Para os usuários de cliente de e-mail (Outlook, Thunderbird, etc), as configurações de acesso (URL, porta, segurança, etc) sofrerão alterações?
Não, as configurações permanecem as mesmas para os clientes de e-mail.
Durante os procedimentos de migração, devido a restrições técnicas envolvendo alguns sistemas utilizados, não foi possível manter as mesmas configurações de URL utilizadas atualmente.
Assim, solicitamos que seja verificado se o usuário utilizado na configuração é o prontuário. Se este for o caso, o nome de usuário deverá ser alterado para o e-mail institucional.
As configurações de porta e protocolo estão disponíveis a seguir:
- IMAP: https://support.google.com/mail/answer/7126229?hl=pt-BR
- POP: https://support.google.com/mail/answer/7104828
- SMTP:https://support.google.com/a/answer/9003945?hl=pt-BR
O último link também trás detalhes para a configuração nos principais aplicativos de gerenciamento de e-mail alheios a Google: Apple, Microsoft Outlook e Mozilla Thunderbird.
22. Como ficarão os e-mails de setores, comissões e demais listas de e-mails?
Os e-mails de setor, comissões e grupos de trabalho serão acessados através do Google Group, com novas opções de recebimento.
23. Existe alguma diferença nessa nova configuração, em relação a quantidade de destinatários por mensagem, ao encaminhar um e-mail?
Os limites de envio são especificados nas políticas do Google. Os limites de envio do e-mail podem ser encontrados neste link.
24. Após a migração, o servidor Zimbra está disponível somente para consulta. Ainda poderei usar um cliente de e-mail (POP ou IMAP) para baixar meus emails antigos?
Sim, através da URL https://arquivo.email.ifsp.edu.br. Os dados de acesso ao servidor serão os mesmos utilizados atualmente.
Não. O endereço antigo do zimbra e seu servidor foram desativados e arquivados.
25. A gestão de listas de e-mail pelo SUAP continuará disponível?
Sim.
26. Há limite de armazenamento para o e-mail individual?
Considerando as características técnicas da plataforma em relação ao seu armazenamento por usuário, não foi definida uma cota individual para os usuários do e-mail, de forma que o espaço de armazenamento institucional foi reservado para a garantia do funcionamento do e-mail e Drives Compartilhados para a instituição.
Observação Geral: O serviço Mail IFSP pelo Zimbra continuará acessível, porém incapaz de receber ou enviar mensagens, por mais 6 meses após a conclusão da migração do serviço de e-mail.
O endereço antigo do zimbra e seu servidor foram desativados e arquivados.
Drive
27. Os arquivos (documentos, planilhas, etc) do Drive do IFSP serão migrados automaticamente?
Não. Eles deverão ser migrados manualmente pelos usuários, conforme manual disponibilizado pela DIR.
28. Os documentos poderão ser editados de forma online?
Sim. Os documentos hospedados no Google Drive e compatíveis com a plataforma poderão ser editados de forma online.
29. Os compartilhamentos de pastas de setor serão mantidos?
Não. As pastas compartilhadas de setor deverão ser migradas manualmente pelo responsável pelo setor e então terem seus compartilhamentos recriados.
30. As pastas disponibilizadas para sites serão migradas?
Não. Os links de compartilhamento e arquivos deverão ser migrados manualmente.
Observação Geral: O serviço Drive IFSP com Nextcloud continuará acessível, e com os links válidos.
Google Meet
O Google Meet substituirá a realização de reuniões hoje realizadas pelo VideoConf IFSP.
31. Poderei gravar reuniões no Google Meet?
Sim, até o final de dezembro de 2021. A Google não disponibiliza a funcionalidade de gravação de reuniões na modalidade a qual o IFSP aderiu. Será disponibilizado manual para utilização de outra ferramenta para a realização de gravações, que poderão ser arquivadas em local de livre escolha.
Contas pré-existentes
32. O que são contas pré-existentes?
São contas que em algum momento foram registradas na Google (por indivíduos, não pela instituição), para ter acesso aos serviços Google Workspace Education Fundamentals. Estas contas usam o e-mail válido de uma instituição de ensino para validar o acesso aos serviços da plataforma, e não criam um e-mail válido no serviço, já que as mensagens são direcionadas ao servidor de e-mail da instituição; porém o Google permite o acesso à plataforma.
33. O que acontece com o conteúdo destas contas após a migração?
Segundo o Suporte do Google, o usuário receberá um e-mail comunicando a mudança da administração do domínio e terá um prazo para migrar as informações para outra conta Google. Esses dados não serão migrados para a conta no domínio IFSP.
Considerações Gerais
- Prazos, quotas e ferramentas dependem de políticas específicas da Google, e podem ser revistas a qualquer momento conforme critérios da própria empresa.
- O suporte será fornecido apenas as ferramentas regulamentadas para uso do IFSP.
Foi publicada a Instrução Normativa IFSP 10/2022, de 29 de agosto de 2022 que regulamenta as ferramentas Google disponíveis para uso, seus limites e regras para utilização. A IN pode ser consultada clicando aqui: Instrução Normativa Nro. 10/2022 RET/IFSP, de 29 de agosto de 2022.
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